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[1日の業務のうち28%もの時間を費やしている!?]効率的に業務メールの時間を減らすためにメールの本質を知ろう

やのちん
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サラ

まず、一日の業務の28%も占めている作業ってなんだと思いますか。
表題にもあるのでバレちゃいますが、

28%という数字は「一般的なサラリーマンが業務の内にメールに割く割合」です。

2012年の情報ですが、数年で劇的に変化したというわけではないでしょう。

コミュニケーションを行うには必須のツールであるメールですが、
このメールが足かせになって仕事が進まなければ、本末転倒です。

そこで今回は効率的にメールに割く時間を減らすために、メールの本質をお伝えできればと思います。

どんな人に読んでほしい?

  • メール対応に追われている方
  • 効率的にメール対応したい方
  • メールの本来の意味を知りたい方

はじめに

 

今回の結論を一言でまとめると、

メールの本質は証拠を残すことです。

 

メールの本来のあり方を理解していれば、効率化は図ることができます。

例えば、よく以下のような記事を見ていませんか?

  • メールは結論から書くべき、おすすめの書き方!
  • 仕事が早い人が実践するメール術!

などはメールの本質を理解してから必要になる話です。

ですのでその前段階である、「なぜメールを送るのか」についてお伝えできればと思います。

それでは本題にいきましょう。

本来メールのあるべき姿

メールは証拠として残すためにあるツールです。

なぜなら、口頭で伝えた、伝えてないなどの曖昧さをなくし、責任の所存を明確にするものだからです。

例えば口頭だけで要件を伝えた場合、上司と部下で以下のようなやり取りが生まれることでしょう。(実際にあるそうです。)

[chat face=”E036D5B5-67B6-41BF-AA7A-722B89757F67.png” name=”上司” align=”left” border=”gray” bg=”none” style=”maru”]この商品は今日お客様のところにお届けするって言ったよね。[/chat]

[chat face=”DD0E7086-58E4-49C1-A255-F7E8AAAFC9A4.png” name=”部下” align=”right” border=”green” bg=”none” style=”maru”](え、言われたっけなあ?他の人と間違えてるんちゃうん?)はい、早急に対応します。[/chat]

[chat face=”E036D5B5-67B6-41BF-AA7A-722B89757F67.png” name=”上司” align=”left” border=”gray” bg=”none” style=”maru”]頼むよ。時間がないんだから。[/chat]

もしメールで文面が残っていれば、誰の業務かの明確化ができますよね。
やはり口頭であると情報の信憑性も欠けてきます。

とは言え、もし相手がメールを打つ時間がない場合や口頭で業務をお願いする場合を考えて自分で対策を打つことができればカッコいいですね。

例えば、

  • いつでも対応できるようメモを取るように常にメモ帳とペンを携帯しておく
  • 自ら声をかけ、進捗確認する

言われた瞬間メモを取る習慣を付けていれば、相手に譲歩した対応ができると思います。

本来のメールのあるべき姿は、証拠を残すということなので、時間がかかる内容や、同部署であれば直接話すことや電話対応で良いと思います。

相手はなぜメールを送ってくるのか

相手がメールを送ってくる際は、緊急性は低いです。

なぜなら本当に緊急性が高い際は、電話や直接お願いするからです。

まず、前提条件として上司やお客様からメールで連絡が来る際は、ある程度の日程の余裕がある中でお願い事されることだと思います。

では相手がなぜメールを送ってくるのか。
その答えは、大きく2つあります。

  • 5W1Hを正確に伝えるため→文面として正確に情報を残すことができる
  • メールで伝える>口頭で伝える→結構サラリーマンあるあるです。
    口頭で正確に情報を伝えられる方は少ないです。

メールがきたらすぐ返すべきですが、緊急性は低いものなので1日3回程度のチェックで十分です。

緊急性は低くても重要性は高い場合はあります。

24時間以内には返信するべきですね。

チャットツールを活用していく文化

単純業務の依頼や共有したい程度の情報はチャットで良い時代になっています。

メールで証拠を残す必要がないものをチャットにするだけで時間を減らすことができるからです。

最近、在宅ワークが浸透してきており、当たり前になりつつあります。

MicrosoftのTeamsやSlackが会社に導入されてきています。

やのちん も在宅ワーク経験者なのですが、会社にいるわけではないので、勤務開始・終了の際は上司にメールで伝えるという方針を取っていました。

しかしながら、私たちから上司にメールを送るのはそれほど手間はかからないのですが、上司が1通1通メールで返信しているのをみて、

[chat face=”0E2BAADD-ACBA-48BC-B5B9-636E0E189FB7.jpeg” name=”やのちん” align=”left” border=”green” bg=”none” style=”maru”]「チャットのイイね使えば一瞬やん」と。[/chat]

それからチームに提案し、メールからチャットに変更することで少しだけメールに割く時間が減らせました。

さらに、チャットという文化を根付かせることでチーム全体がチャットでいい内容はチャットにしようとなりました。

返信しなくても「イイね」で伝わるな などチャットを利用することで大幅に時間を減らすことができると思います。

意思決定スピードも上がり、仕事にスピード感も出てきますね。

チャットを導入するのが困難である場合は、Slackなどの無料ツールを引用してみては。

社外秘のものはメールにすべきです。

なんでもチャットがいいと言うわけではないので自己判断が大切です。

おまけ:相手に一瞬でメールの内容を理解してもらう方法

メールの題目に【】をつけ、依頼、共有、提案、相談、お礼を入れることをお勧めします。

なぜなら、相手に何をして欲しいのかが一瞬でわかるからです。

マコなり社長のYoutubeを見て、実際にやのちん も実践しています。

(11分30秒あたりです。それ以外の部分も非常に参考になります。)

メールタイトルのいい例

  • 【ご共有】〇〇の議事録
  • 【ご依頼】〇〇面談の日程変更
  • 【ご相談】〇〇商品の改善内容のご相談

このように管理しておくと、自他ともに一瞬で理解しやすいです。

是非実践してみてはどうでしょう。

さらに自分のメールボックスでキーワード(依頼、共有、提案、相談、お礼)検索することで過去のメールを探し出し易いメリットもあります。

さいごに

仕事が忙しい!と考える前に、なぜ忙しいのか原因を探るのも大切ですね。

自分が気づいていないだけで、周囲の人は何かしら効率よく仕事をできるような策を持っているのではないでしょうか。

周囲の人は言わないのではないのです。
自分はその策が当たり前になっているから言うまでもない情報だと思っているんです。

しっかりと学んでいきましょう。

世の中には情報がありふれており、正しい情報はほんの一部です。
この社会の中で正しい情報を得るためにはどうすべきでしょうか。

それは、1つの物事に対して複数の情報から共通する部分を自ら抜き出しそれを正しい情報とすることです。

正しい情報を得られる確率が高いのは書籍だと感じています。

やのちん が参考にした書籍を掲載しておきますので、基礎から学びたいという方は是非読んでみてください。

一歩踏み出す勇気が生活を一変させる行動になります!

以上、やのちん (@yanochin0818)でした。

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ABOUT ME
やのちん
やのちん
1児のママ
子どもと一緒に楽しくラクに生きる。
子ども×ホテルを軸にメディア活動しています。
実績として、大好きなサウナ×ホテルで月間3万PVを達成し、メディア事業売却に成功しています。
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