サラリーマン
PR

[初心者向け 会社のプレゼン資料]プレゼン資料を簡単にわかりやすく作成するテクニック3選とは?

やのちん
記事内に商品プロモーションを含む場合があります

サラリーマンのみなさんこんにちは。やのちん (@yanochin0818)です。

[jin-iconbox15]プレゼン資料の作成に悩んでしまい締め切り時間ギリギリ。もっと効率よく誰からもイイね!と言われるプレゼン資料を作れないかな。[/jin-iconbox15]

どんな人に読んでほしい?

  • プレゼン資料をもっとよく見せたい方
  • 〆切ギリギリまでプレゼン資料に時間をかかってしまう方
  • プレゼン資料を相手によって使い分けしたい方

それでは参りますよ。

はじめに:プレゼン資料をつくる理由

はじめに、プレゼン資料を作成する理由をご存じですか。

プレゼン資料はお客様に行動してもらうための補助資料です。
言葉だけでは伝えきれない内容や、自分と相手が抱くイメージを共有するためにプレゼン資料を作成します。

プレゼン資料が見にくければ、資料を読み解くことに相手の時間を割いてしまう。
プレゼン資料はシンプルにわかりやすく相手に伝えることが大切です。

自分としては相手に伝わりやすいようにプレゼン資料を作成することで資料の役割は果たせます。

[chat face=”72D5D2E0-4F1D-48F6-BE1A-3087832C9DEC.png” name=”サラリーマン” align=”left” border=”none” bg=”gray” style=”maru”]自分が伝えるのではなく、相手に伝わることが一番大切なことですよね。[/chat]

また報告する環境によってプレゼン資料を変えていかなければなりません。

  • 目上の方への報告
  • 大人数がいる場所での報告
  • 限られた時間の中での報告
  • 全く知識がない人への報告

報告する環境は違えど、プレゼン資料を作成する前の心構えは以下の2つでしょう。

  • 自分が相手に伝えたいことは何なのか
  • 相手に伝えたいことをプレゼン資料によりイメージしてもらいやすいか

という観点で資料作成ができればプレゼン資料を作る際の見方・考え方は変わってきます。

今回はまず重要項目の中で、すぐに改善できる3点をご紹介いたします。

プレゼン資料でよくある間違い3選

プレゼン資料でよくある間違い3つです。

  • スライドに多くの情報を入れ込む
  • グラフをそのままスライドに貼る
  • 文字と図形(枠や線)のみでスライドを作成する

一見、良さそうな間違いに見えますがあまりやらない方が見やすい資料になります。
1つずつ解説してきます。

スライドに多くの情報を入れ込む

[jin-iconbox14]良くない例:スライドにある情報量が多い[/jin-iconbox14]

[jin-img-kadomaru]

[/jin-img-kadomaru]

 

プレゼン資料においてスライドに多くの情報を入れ込むことは良いスライドとは言えません。

なぜなら、プレゼン資料は相手に視覚的に理解してもらう必要があるためです。
そのためシンプルかつ分かりやすい資料を見てもらい、相手に納得してもらうことが大切なのです。

例えばこんな言葉を相手に言われた経験ありませんか。

  • スライドには一枚あたりにどれだけ情報を詰め込むかが大切だ!
  • スペースがあるのであればそこに情報を詰めろ!

この考え方は閲覧用資料プレゼン資料混同しています

閲覧用資料や時間をかけてゆっくり見る資料に関しては、多少複雑でも相手に伝わる資料であれば良いです。
一方でプレゼン資料は相手にわかりやすくすることが第一優先です。

どちらにおいても相手に伝わる資料を作ることが大切なのです。
(もちろんシンプルでも相手に伝わらなければ良い資料とは言えません)

プレゼン資料 = 相手に伝わりやすいシンプルなスライド

閲覧用資料 = 相手に理解してもらうため内容を詰め込んでもよい

グラフをそのままスライドに貼る

[jin-iconbox14]良くない例:グラフを編集せず、そのまま貼り付ける
[/jin-iconbox14]

[jin-img-kadomaru]

[/jin-img-kadomaru]

グラフをそのままスライドに貼ることはスライドに文字だけよりかはよっぽどいいです。
加えて、excelなどで作成したグラフのクオリティは何もしなくてもイイ感じの資料のように見えます。

しかし、相手に伝える資料とは作成したグラフをスライドに貼るのではなく、一工夫加えることが大切になってきます。

あなたはスライドにグラフを載せるとき何もせずに載せていませんか。
一工夫するだけで見やすさがガラッと変わります。 

ポイントだけ絞るようなデータの見せ方をすることで相手に伝えたい部分を共有することができますよ。

文字と図形(枠や線)のみでスライドを作成する

視覚的に見せる写真やグラフがなく、文字と図形(枠や線)のみで資料を作成していませんか。

文字のみのスライドは相手に伝わる資料だとは言えません。
相手に伝えたいのであれば自分の抱くイメージを相手に共有する必要があるからです。

例えばこんな資料だったらどうでしょう。
見やすいといえるでしょうか。

[jin-iconbox14]良くない例:文字のみでスライドを作成しており、相手に伝わりにくい
[/jin-iconbox14]

[jin-img-kadomaru]

[/jin-img-kadomaru]

言っていることはわかりますが、文字が多く、理解するのに一苦労かかります。
また、写真や絵がないのでイメージを共有しづらいですね。

 

上記の3点の内容を受け、伝わるプレゼン資料を作るにはどのように改善していけばよいかを次項で説明します。

伝わるプレゼン資料を作成するテクニック3選

伝わるプレゼン資料を作成テクニック3選を紹介していきます。

空間をつくることで相手にイメージさせる見せ方

空間を作ることで相手にイメージしやすい資料を作ることが可能です。

なぜならばスライド内に文字を密に敷き詰めてしまうと情報量は多いかもしれませんが、
相手にイメージを付けることはできないでしょう。

工夫として、

  • 文字の大きさ・文字量
  • 枠や線で囲う範囲
  • 統一性のある色

を意識するだけで、相手にイメージさせることがグッとよくなります。

以下に例を掲載してみてみましょう。内容は同じにしております。

 

[jin-iconbox14]改善前[/jin-iconbox14]

[jin-img-kadomaru]

[/jin-img-kadomaru]

[jin_icon_batu color=”#e9546b” size=”18px”]文字が多く、伝えたいことがうまく伝わらない恐れがある

[jin_icon_batu color=”#e9546b” size=”18px”]駅構内で目に留まりにくく、みてもらえない

[jin_icon_batu color=”#e9546b” size=”18px”]装飾やアイコンが多いために、視線が散漫になってしまう

 

 

[jin-iconbox09]改善後[/jin-iconbox09]

[jin-img-kadomaru]

[/jin-img-kadomaru]

[jin_icon_maru color=”#e9546b” size=”20px”]伝えたいことが一瞬でわかる

[jin_icon_maru color=”#e9546b” size=”20px”]シンプルな文言で相手の頭に入りやすい

[jin_icon_maru color=”#e9546b” size=”20px”]写真を引用することで、駅構内でも目につきやすい

 

相手に伝えたいことは何か。
今回の例でいうと、どちらも歩きスマホは危険!ということを伝えたいはずです。

改善前のものは、歩きスマホは危険ということはわかりますが、やはり文字に目が移りがちです。

一方で改善後のものは、空間をうまく使うことで余計な情報を削ぎ落し、シンプルに相手に伝えることができています。

このように相手に多くの情報を伝えたい気持ちはわかりますが、相手に伝わるであろう情報は限られています。
伝えたい情報は最低限とし、その情報を最大限に伝わるような資料の見せ方を心がけましょう。

伝えたい部分だけ共有するグラフの見せ方

相手に伝えたい部分だけ共有するグラフの見せ方を工夫することは大切です。

今はExcelなどがあればデータからグラフを作成することも簡単です。
ただ、体裁を整えたグラフをそのまま資料に貼っていませんか。
グラフをただ載せるだけでは、グラフを作ったことを相手に伝えるだけの資料になってしまいます。

  • グラフの傾向を見たいのか
  • 突出したデータを言いたいのか
  • この先に見据える将来データについて言いたいのか

作成したグラフは相手にどのようなことを伝えたいのかを念頭に置いてスライドを作成しましょう。

スライドの内容は全て伝える必要はありません。
限られた時間の中でポイントを絞って相手に伝えることが大切になってきます。

[jin-iconbox14]改善前[/jin-iconbox14]

[jin-img-kadomaru]

[/jin-img-kadomaru]


[jin_icon_batu color=”#e9546b” size=”18px”]Excelのデータをそのまま貼ってしまうとどの情報を伝えたいのかわからない

[jin_icon_batu color=”#e9546b” size=”18px”]グラフから読み取れることを文章で要約する必要はない

[jin_icon_batu color=”#e9546b” size=”18px”]目につくデータが多く、相手に何を伝えようとしているのかわかりにくい

 

[jin-iconbox09]改善後[/jin-iconbox09]

[jin-img-kadomaru]


[/jin-img-kadomaru]

[jin_icon_maru color=”#e9546b” size=”20px”]必要な部分のみ明記することで相手に何を伝えようとしているのかがわかる

[jin_icon_maru color=”#e9546b” size=”20px”]グラフから読み取れない情報を文言でスライドに入れることで、背景に説得力を持たせることができる

[jin_icon_maru color=”#e9546b” size=”20px”]縦横軸の文字の大きさやグラフの凡例を視覚的にわかりやすく編集し、見やすさを向上している

自分の伝えたい内容と相手に伝わった内容をリンクさせる

自分の伝えたい内容と相手に伝わった内容をリンクさせることは大切なことです。

自分が伝えたい内容は文字だけで相手に伝えられることはかなりに難しいです。

 

[jin-iconbox14]改善前[/jin-iconbox14]

[jin-img-kadomaru]

[/jin-img-kadomaru]

[jin_icon_batu color=”#e9546b” size=”18px”]文字が多く、理解するのに一苦労かかる

[jin_icon_batu color=”#e9546b” size=”18px”]写真や絵がないのでイメージを共有しづらい。

[jin_icon_batu color=”#e9546b” size=”18px”]文字の大きさの工夫や注目してほしい部分のイメージに欠ける

[jin-iconbox09]改善後[/jin-iconbox09]

[jin-img-kadomaru]

[/jin-img-kadomaru]

[jin_icon_maru color=”#e9546b” size=”20px”]アイコンを利用することで資料の見やすさUP

[jin_icon_maru color=”#e9546b” size=”20px”]絵や写真を利用することで自分の伝えたいイメージを相手と共有できる

[jin_icon_maru color=”#e9546b” size=”20px”]文字の大きさを工夫することで相手の目につくスライドを作成することができる

 

[chat face=”72D5D2E0-4F1D-48F6-BE1A-3087832C9DEC.png” name=”サラリーマン” align=”left” border=”none” bg=”gray” style=”maru”]文字だけの方がスライド作成に時間もかからないけれど、プレゼン資料を作ることが目的ではないからね。
相手とイメージを共有することを第一に考えよう[/chat]

さいごに:プレゼン資料に使えるフリー素材

プレゼン資料の伝え方はいかがだったでしょうか。

メラビアンの法則という法則がありますが、人は視覚的に物事を捉えることが得意です。
言語や話している部分に関しては、ほとんど人の頭には入ってこないと思っていいでしょう。
そのため、文字だけで相手に伝えるだけでなく、図や写真を使うことでイメージを共有することは有効的な手段でしょう。

 

今回参考にした書籍はビジネス資料のデザイン編集という書籍です。

著者について

ingectar-e / デザイン事務所
有限会社インジェクターイーユナイテッド
代表 寺本恵里

ページ数 : 211ページ

ingectar-eはデザインに関する書籍を数多く出版しております。

特にビジネス向けのデザイン書がこの一冊と言ってもよいでしょう。

会社に入って資料の作り方など教えてもらえないからこそ、この書籍に価値が生まれます。

[chat face=”0E2BAADD-ACBA-48BC-B5B9-636E0E189FB7.jpeg” name=”やのちん” align=”left” border=”none” bg=”blue” style=”maru”]サラリーマンになってから、業務終了後になかなか読む時間がないですよね。
僕もやる気が起こらずゆったりしていました。[/chat]

この本は活字より絵がおおいので読みやすいですし、視覚的に情報が入ってきます。

[chat face=”0E2BAADD-ACBA-48BC-B5B9-636E0E189FB7.jpeg” name=”やのちん” align=”left” border=”none” bg=”blue” style=”maru”]この書籍に出会って、なんとなく意識するだけで、僕は全社的に公開用の資料作成を担当し無事採用されました。[/chat]

[jin-iconbox05]ただ文字の大きさをしれっと修正されていたので、ここは反省と改善をしていくべきですが[/jin-iconbox05]

  1. あなたはスライド作成で悩んでいませんか。
  2. スライドをよく見せたいとは思いませんか。
  3. いいスライドを作成する人は元々センスのある人だと思っていませんか。
  4. よく考えてください。
  5. センスある人でも最初は初心者です。
  6. 初心者のあなたがこれから勉強すれば今以上にステップアップできます。

少しずつでもいいのでステップアップしましょう。

プレゼン資料に使えるフリー素材

そしてこの書籍の後ろにはフリー素材の紹介があります。
やのちんも実際に使用していた2つを紹介します。
書籍には10種類ありましたよ。

写真 写真AC
会員登録をすれば、高品質な写真素材が無料でダウンロードできます。
加工や商用利用も問題ないです。

なぜ無料かというと、ダウンロード時に簡単なアンケートを設けて収益を立てているからだと思います。

アイコン ICOOON MONO
商用利用可能なアイコン素材無料ダウンロードできる素材配布サイトです。
非常に使いやすく、豊富なラインナップが揃っていますので、おすすめです。

 

[jin-button-flat visual=”” hover=”down” radius=”50px” color=”#54dcef” url=”https://www.amazon.co.jp/%E3%83%93%E3%82%B8%E3%83%8D%E3%82%B9%E8%B3%87%E6%96%99%E3%81%AE%E3%83%87%E3%82%B6%E3%82%A4%E3%83%B3%E7%B7%A8%E9%9B%86-%E8%B3%87%E6%96%99%E4%BD%9C%E6%88%90%E3%81%AE%E7%B7%A8%E9%9B%86%E3%81%A8%E3%83%87%E3%82%B6%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%81%8C%E3%82%8F%E3%81%8B%E3%82%8B%E6%9C%AC-ingectar%E2%80%90/dp/4802612427″ target=”_self”]初心者がデザインを学ぶならこの書籍[/jin-button-flat]

 

一歩踏み出す勇気が生活を一変させる行動になります!

以上、やのちん (@yanochin0818)でした。

スポンサーリンク
ABOUT ME
やのちん
やのちん
1児のママ
子どもと一緒に楽しくラクに生きる。
子ども×ホテルを軸にメディア活動しています。
実績として、大好きなサウナ×ホテルで月間3万PVを達成し、メディア事業売却に成功しています。
記事執筆の依頼やメディア掲載についてはお問い合わせからよろしくお願いいたします。
記事URLをコピーしました